You are here: Home / event manažment / Krok 6: Deň D – riadenie podujatia na mieste
Krok 6: Deň D – riadenie podujatia na mieste

Krok 6: Deň D – riadenie podujatia na mieste

Riadenie podujatia na mieste, tesne pred, počas a bezprostredne po podujatí nie je vôbec jednoduché. Predpokladá to brilantné organizačné a komunikačné schopnosti, predvídateľnosť a čo je fakt dôležité – schopnosť mať “ťah na bránku” aj pod stresom. Ono veci sa nikdy nevyvíjajú tak, ako očakávate. Bude potrebné riešiť veľa nečakaných vecí, aj keď ste všetko stopercentne pripravili. V každom prípade by ste mali urobiť minimálne nasledovné:

  1. Skontrolujte všetky zariadenia a vybavenie od mikrofónu až po zásobník ľadu. Zabezpečte si náhradné batérie a káble.
  2. Prejdite si ešte raz miesto a skontrolujte rozmiestnenie zariadení a vybavenia. Je bar, mólo, technický pult či tanečný parket tam kde sme ich chceli mať, resp. kde ste si to s klientom a personálom odsúhlasili?
  3. Zabezpečte koordináciu jednotlivých aktivít počas podujatia podľa produkčného a technického scenára.
  4. Zabezpečte koordináciu personálu: hostesky, brigádnici, technici, čašníci, barmani, kuchári, somelieri, účinkujúci, zdravotnícky personál, požiarnici, ochranka a bezpečnostné zložky, zamestnanci (či už klienta aj naši ľudia). Niektorých postačí stručne nabrífovať, iní musia mať k dispozícii detailný produkčný, alebo technický scenár!
  5. Registrácia účastníkov pri príchode musí byť plynulá. Ak je to potrebné, pridajte sa k hosteskám a usmerňujte chvíľu účastníkov. Zvýšenú pozornosť venujte VIP účastníkom, zástupcom médií a blogerom.
  6. Dozerajte na podujatie “z nadhľadu”. V prípade potreby asistujte.
  7. Krízový manažment: identifikujte prípadné krízy čo najskôr a pripravte plán ich riešenia. Ako bude na krízu reagovať PR oddelenie? Kto je hovorcom? Máte po ruke núdzové kontakty? A dovoláte sa im v prípade potreby?
  8. Skontrolujte, či sa robí záznam z akcie: či sú prítomní fotograf a kameraman.
  9. Distribuujte reklamné alebo darčekové predmety.
  10. Po celý čas buďte online: sociálne médiá, diskusné fóra, presmerujte ich na plátno… viac o online marketingu počas eventu sa dozviete z infografiky o online event marketingu.

V nasledujúcej časti seriálu si povieme o tom, čo je potrebné zabezpečiť po podujatí.

Ďalšie diely seriálu “Plánujeme event krok za krokom”

Prvá časť: Charakter a téma eventu

Druhá časť: Rozpočet a zdroje financovania: event budgeting

Tretia časť: Zabezpečenie a potvrdenie všetkých detailov

Štvrtá časť: Event marketing

Piata časť: Monitoring príprav podujatia

About Tatiana Leporis

I am Tatiana Leporis, marketing lady, who work for Lowe GGK now. worked for JandL, UNIT (current Tempest), CD Ogilvy, Slovnaft, Creo/Young & Rubicam in the past. I am interested in everything related to marketing strategies, inbound marketing and engagement marketing.

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Môžete použiť tieto HTML značky a atribúty: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Scroll To Top