You are here: Home / event manažment / 4 veci, ktoré by ste mali vedieť skôr, než začnete organizovať podujatie
4 veci, ktoré by ste mali vedieť skôr, než začnete organizovať podujatie

4 veci, ktoré by ste mali vedieť skôr, než začnete organizovať podujatie

Tiež máte po každom podujatí pocit, že ak by ste ho mohli ešte raz organizovať, niečo by ste urobili inak? To je dobre! Znamená to, že sa učíte z vlastných chýb.

Tu sú 4 základné veci, ktoré pomôžu zlepšiť každé plánované podujatie:

Na začiatku máte o podujatie a jeho organizovanie vždy veľký záujem. Tešíte sa a vrháte sa do toho po hlave. Absolvujete niekoľko stretnutí s klientom, s kolegami, niekoľko brainstormingov a pod. Nápady, rady a tipy sa chŕlia jeden za druhým. Oplatí sa to všetko zaznamenať písomne.

To isté platí na sponzorov, partnerov a dodávateľov. Je pekné počúvať čo všetko zabezpečia, ale bude to tak naozaj, ak to nemáte v zmluve, či v písomnej objednávke? Alebo aspoň v maili?

Aj vaša práca musí byť niekde zaznamenaná. Máte časový harmonogram príprav podujatia? Sú v ňom uvedené konkrétne mená, kto je za čo zodpovedný, deadliny, do kedy treba dané úlohy splniť? Robíte si písomné záznamy zo stretnutí s klientom? Posielate im ich na odsúhlasenie? Ak áno, asi viete prečo to robíte. Ak nie, začnite to robiť, v opačnom prípade sa môžete dostať do komunikačných problémov so svojim klientom. Nestačí, že ste sa na niečom dohodli na kávičke.

Nechápte ma zle, ale aj keď máte za sebou desiatky úspešných podujatí, o čom vôbec nepochybujem, myslím si, že je dobré plánovať aj možnosť, že vaše podujatie bude absolútny prepadák. A keď hovorím že je dobré plánovať, že event zlyhá, znamená to, že je dobré byť na to i pripravený. Je dobré vedieť presne o koľko peňazí prídete, a čo to môže pre vás osobne znamenať.

Tým, že sa pripravíte na možnosť, že vaše podujatie zlyhá, sa v podstate rovnako dobre pripravíte na variantu, že podujatie bude mať úspech – pretože presne viete, čo treba urobiť, aby podujatie malo úspech.

To, že je nevyhnutné získať prístup k sieti, komunikovať prostredníctvom e-mailov či videokonferencií je tak samozrejmé, až o tom nechcem ani písať.

Chcem povedať, aby ste využili informácie, ktoré sú na internete k dispozícii. Budujte si vlastné siete s ľuďmi, ktorý sú pre vás relevantný, hľadajte ich na Google+, Facebooku či LinkedIn. Nájdite ich v diskusných fórach, komentujte blogy. Zapojte sa do diania na sieti! Vráti sa vám to a sieť bude pracovať pre vás. O tom, že je to pravda svedčí aj fakt, že vďaka tomuto blogu a Facebooku teraz plánujeme na jeseň jedno krásne benefičné podujatie.

Ak máte menej peňazí na promo, uvažujete ako ich čo najlepšie využiť. Sústredíte sa na online marketing, pretože je účinný a v podstate skoro nič nestojí, čo v podstate znamená, že je efektívny. Propagujete svoje podujatie cez Twitter, Facebook, LinkedIn, píšete blogy, komentujete blogy atď. Ale vždy musíte vedieť, kedy je toho tak akurát dosť. Ak neustále útočíte propagačnými informáciami, začnú vás ľudia vnímať ako marketingový stroj na posielanie nevyžiadaných info správ a nie ako niekoho, kto sa snaží pomôcť vybudovať alebo zapojiť komunitu. A čo je horšie, zrušia prijímanie vašich príspevkov, lebo ich budú považovať za spam.

Naplánujte si časový harmonogram všetkých marketingových aktivít, a naplánujte si aj aktivity na sociálnych sieťach. Musíte mať jasno v tom, aké sú vaše ciele, kedy aké informácie chcete vypustiť tak, aby ste zapojili do diania čo najviac potenciálnych účastníkov na sieti. Vytvorte teasing. Naplánujte aktivity týkajúce sa zľavnených vstupeniek, či vstupeniek zadarmo na podujatie, registrácie atď.

Čo pomohlo zlepšiť váš event? Dajte mi vedieť.

About Tatiana Leporis

I am Tatiana Leporis, marketing lady, who work for Lowe GGK now. worked for JandL, UNIT (current Tempest), CD Ogilvy, Slovnaft, Creo/Young & Rubicam in the past. I am interested in everything related to marketing strategies, inbound marketing and engagement marketing.

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Môžete použiť tieto HTML značky a atribúty: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Scroll To Top