You are here: Home / event manažment / Správne miesto pre vaše podujatie. Ako ho nájsť?
Správne miesto pre vaše podujatie. Ako ho nájsť?

Správne miesto pre vaše podujatie. Ako ho nájsť?

Výber miesta je vždy dôležitý, či už sa jedná o jednorázovú akciu, alebo o sériu podujatí, kedy účastníci musia dané miesto navštíviť viackrát. Základné pravidlo pri výbere miesta: Vhodné miesto musí zodpovedať potrebám podujatia a potrebám jeho návštevníkov.

Kritériá pre výber miesta:

Dostupnosť

  1. Náklady: Aké sú náklady na dopravu pre účastníkov? Niektoré miesta sú lacné z hľadiska ceny za prenájom priestorov. Ale dopravné náklady, ktoré musí návštevník podujatia vynaložiť môžu byť vysoké.
  2. Čas: Ako dlho bude trvať, kým sa tam účastník dostane? Ak je miesto príliš ďaleko, účastníci možno nebudú ochotní investovať čas a peniaze, pokiaľ nejde o prelomovú udalosť.
  3. Frekvencia: Je lepšie, ak je miesto dostupné aj verejnou dopravou. Snažte sa vybrať také miesto, ktoré je dostupné aj inými dopravnými prostriedkami nielen autom.
  4. Pohodlie: Ak je vybrané miesto napríklad v centre mesta, vtedy je väčšia pravdepodobnosť, že návštevníci budú ľahko dochádzať na miesto konania.

“Súhlas” verejnosti

Zistite, či miestni obyvatelia podporujú akciu tohto charakteru. Napríklad taký festival pod holým nebom nie je všade vítané podujatie. Ak poriadate verejné podujatie, musíte to oznámiť mestskému, alebo obecnému úradu najneskôr 7 dní pred podujatím. Môžu vám ho zamietnuť, ale môžu aj pomôcť s jeho organizáciou. Niektoré mestá musia v priebehu podujatia posilniť či presmerovať verejnú dopravu (Vinobranie).

Ak poriadate verejné podujatie s hudbou, musíte uhradiť poplatky SOZA, aj keby len miestne deti recitovali básničky a spievali pesničky ku Dňu matiek.

Ďalšie príležitosti a možnosti

Aj keď primárnym cieľom účastníka je návšteva podujatia, nech už má akékoľvek dôvody, celkom určite bude mať záujem aj o ďalšie aktivity: zábavu, nákupy, prehliadku mesta, stretnutie s miestnymi klientmi či partnermi, obchodné rokovania, nadväzovanie kontaktov, atď. Zohľadnite to pri výbere miesta.

Ubytovanie

Ak očakávate hostí z iných miest, alebo krajín, musíte pri výbere miesta vziať do úvahy ubytovacie možnosti. Je miesto, ktoré ste si zvolili v blízkosti hotelov s dostatočnou lôžkovou kapacitou a za prijateľné ceny?

Konferenčné priestory

  1. Kapacita: Má hotel dostatočne veľké priestory? Niektoré miesta (hotely, sály) sú flexibilnejšie než iné, takže musíte zvážiť aj vaše potreby. Ak je to váš prvý event a vy ešte neviete odhadnúť účasť, uistite sa, že ste zvolili miesto, ktoré vám umožní rozšíriť, prípadne zmenšiť kapacitu sály.
  2. Usporiadanie: Máte k dispozícii pôdorys priestorov s návrhom sedenia či usporiadania stolov: banketové sedenie, sedenie geneva, školské sedenie, kino sedenie? Je usporiadanie stolov vhodné pre typ podujatia ktoré plánujete?
  3. Náklady: Koľko stojí prenájom priestorov? Existuje lacnejšia alternatíva?
  4. Prostredie: Je prostredie vhodné pre vašu akciu? Napr. ak je vami vybraný hotel súčasne aj dovolenkovým hotelom pre rodiny s deťmi, ktoré pobehujú po chodbách hotela, nemusí byť vhodný pre firemnú akciu.
  5. Služby: Ako je vnímaná úroveň služieb v mieste konania podujatia? Sú rýchly, keď niečo potrebujete (vypadol mikrofón), alebo je takmer nemožné nájsť niekoho, keď je to nutné.
  6. Bezpečnosť: Je miesto bezpečné? Ako vnímajú úroveň bezpečnosti návštevníci?
  7. Dostupnosť: je miesto v blízkosti kultúrnych zariadení, alebo má potrebné vybavenie, ako je biznis centrum (fax, kopírka) a pripojenie na internet?
  8. Skúsenosť: poraďte sa s kolegami, možno vám poskytnú spätnú väzbu, alebo vám aspoň povedia ako vnímajú miesto z hľadiska vhodnosti pre daný druh akcie.

Ostatné informácie

  1. Reputácia: Je to miesto častých podujatí rovnakého druhu? Ak nie, môže to mať konkrétny dôvod. V tom prípade je užitočné overiť si, či vaše obavy sú na mieste. Ak áno, robte všetko čo je vo vašich silách a zmeňte miesto kým sa dá!
  2. Marketing: Aký robí dané miesto marketing? Ako navonok “komunikuje”? Aj toto bude mať vplyv na vnímanie kvality podujatia vašimi účastníkmi.

Tipy na záver

  1. Neorganizujte firemné eventy v príliš členitých priestoroch, ľudia sa v nich “roztrúsia” a nakoniec všetci budú mať pocit, že na akciu prišlo málo ľudí.
  2. Uvažujte aj nad netradičnými alternatívami, nemusia to byť vždy hotely, Incheby či NTC-éčka. Najkrajšie eventy, aj tie odborné, sa konajú v najkrajších priestoroch: synagógy, kaštiele, knižnice, alebo iné historické miesta, ktoré koniec – koncov vždy slúžili verejnosti a rôznym zhromaždeniam.

About Tatiana Leporis

I am Tatiana Leporis, marketing lady, who work for Lowe GGK now. worked for JandL, UNIT (current Tempest), CD Ogilvy, Slovnaft, Creo/Young & Rubicam in the past. I am interested in everything related to marketing strategies, inbound marketing and engagement marketing.

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Môžete použiť tieto HTML značky a atribúty: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Scroll To Top