You are here: Home / event manažment / Ako znížiť náklady na podujatie
Ako znížiť náklady na podujatie

Ako znížiť náklady na podujatie

Každoročne vynakladané prostriedky na firemné akcie patrili k prvým, ktoré sa po roku 2008 hromadne škrtali. Potreba plánovania eventov v niektorých firmách úplne zmizla. Tie spoločnosti, ktoré firemné akcie nezavrhli, mali pre event manažérov iné prekvapenia: nízky rozpočet na podujatia a rastúce nároky na kvalitu a úroveň poskytovaných služieb.

Pravdou je, že klienti veľmi rýchlo zistili, že v čase hospodárskeho poklesu nastala prevaha ponuky eventových agentúr nad dopytom. To prispelo k prirodzenému tlaku na znižovanie cien. Agentúry by preto nemali stratiť zo zreteľa fakt, že klienti dobre vedia aký silný nástroj majú vo svojich rukách.

Cieľom event manažéra by malo byť znižovanie nákladov: úsilie minúť čo najmenej, bez toho, aby sa to prejavilo na kvalite podujatia. Ak pripravujete rozpočet, majte na pamäti úsporné plány a ciele. Tu je niekoľko tipov ako znížiť náklady na podujatie:

Dodávatelia

Ak uprednostníte jedného dodávateľa pred viacerými, získate väčšiu vyjednávaciu silu. Ale na druhej strane zvýšite aj riziká. V tomto prípade je vždy dobré mať záložný plán B s nejakými overenými lastminutovými dodávateľmi (AV technika, alebo cateringové služby).

Propagácia a PR

Nespendujte neuvážene do reklamy. Inzercia v printoch, či vysielanie televízneho spotu v masmédiách sú obvykle drahé a neefektívne. Využite online marketing a PR na propagáciu a predstavenie podujatia. Využite silu sociálnych médií, píšte blogy, vytvorte pre podujatie zaujímavo koncipovanú a obsahom nadupanú web stránku. Pozrite si aj článok online event marketing: užitočné tipy.

Pripravte si vlastné propagačné materiály! Že neviete pracovať v žiadnom grafickom programe? Nevadí! Stiahnite si cez internet voľne dostupné šablóny, alebo iné nástroje vhodné na prípravu brožúr, letákov, menoviek…

Videokonferencie

Dali ste si za cieľ  získať medzinárodne uznávaného rečníka z inej krajiny? Znížiť náklady na dopravu a ubytovanie môžete aj usporiadaním online video konferencie. Môžete využiť dostupné nástroje, ktoré vám pomôžu s online video konferenciou a zdieľaním prezentácií.

Poznáte pravidlo 80/20? Využite ho pri zháňaní rečníkov. Usilujte sa zabezpečiť 20 % uznávaných rečníkov, ktorých meno má prínos pre propagáciu podujatia. Ostatných 80 % rečníkov zháňajte doma, nebudete musieť znášať náklady na cestovné a ubytovanie pre väčšinu ale menšinu rečníkov.

Hľadajte sponzorov, využite verejné prostriedky, požadujte zľavy

Nie vždy sa vám podarí predať všetky vstupenky na podujatie. Znížte riziko debetu a intenzívne popracujte na zháňaní sponzorov a získavaní sponzorských príspevkov. Váš event by mal sponzorom ponúknuť určité výhody. Pripravte pre nich zaujímavé sponzorské balíky. Viac o sponzoringu podujatí si prečítajte v článku Ako zohnať sponzora.

Poobzerajte sa po verejných zdrojoch financií. V závislosti od obsahu podujatia môžete nájsť spoločnosť, ktorá o daný obsah prejaví záujem a tak aj možnosť financovať podujatie verejnými prostriedkami, prostriedkami z fondov a pod. Využite aj túto možnosť.

Žiadajte zľavy, vyjednávajte. Ak uvažujete nad takým miestom podujatia, ktoré okrem prenájmu priestorov môže zabezpečiť aj občerstvenie, ubytovanie hostí a tď. potom automaticky získavate i väčšiu silu zjednať lepšie ceny. Napríklad, ak vám hotel zabezpečí občerstvenie, mal by vám „odpustiť“ prenájom priestorov. Už som to tu písala, ale nie tak dávno bolo jedným z nepísaných pravidiel hotelierov: ak je konzumácia, potom sa prenájom priestorov neúčtuje. Žiaľ dnes to už nefunguje.

V každom prípade ale tlačte na znižovanie cien, vetička “uvažujeme aj nad inými možnosťami” robí zázraky.

Pri získavaní finančných prostriedkov platí, že netreba klásť všetky vajíčka do jednoho košíka. Čím viac zdrojov financovania, tým väščia istota prefinancovania.

Súvisiace články:

Rozpočet a zdroje financovanie: event budgeting.

Mať či nemať. Morálna dilema tvorby rozpočtov.

10 tipov ako ušetriť na svadobnom rozpočte.

Editovateľný svadobný rozpočet na stiahnutie.

Ako zohnať sponzora.

 

About Tatiana Leporis

I am Tatiana Leporis, marketing lady, who work for Lowe GGK now. worked for JandL, UNIT (current Tempest), CD Ogilvy, Slovnaft, Creo/Young & Rubicam in the past. I am interested in everything related to marketing strategies, inbound marketing and engagement marketing.

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Môžete použiť tieto HTML značky a atribúty: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Scroll To Top