You are here: Home / event marketing / Seriál: Plánujeme event krok za krokom. Štvrtá časť: Event marketing

Seriál: Plánujeme event krok za krokom. Štvrtá časť: Event marketing

Už vieme kto je naša cieľová skupina, prečo plánujeme event, čo bude jeho obsahom, kedy a kde sa uskutoční. Poznáme zdroje financovania podujatia a máme hotový jeho rozpočet. Zabezpečili a potvrdili sme si so subdodávateľmi všetky detaily. Najvyšší čast venovať sa propagácii podujatia – event marketingu. Propagácia je kľúčovým aspektom pri plánovaní eventov. Bez propagácie sa o vašom podujatí nikto nedozvie, nikto sa nebude registrovať a vy sa budete môcť pochváliť eventom bez účastníkov.

Rozposlali ste e-mailom pozvánky každému z vašej databázy kontaktov, na web stránky ste vložili odkaz (link) o evente, dokonca ste o tom prispeli článočkom na firemnom blogu. Celkom dosť pre blížiace sa podujatie, nie? Už nie! Že nerobíte ani to? A ste frustrovaní ak máte zapnúť internet? Žiaľ s ohľadom na súčasnú ekonomickú situáciu a škrty v oblasti marketingu sa každý rozumný event manažér musí intenzívnejšie usilovať o sponzorov a spíkrov. Ideálne prostredníctvom online marketingu.

Tento článok sa zameriava na propagáciu eventov, na postupy, ktoré event manažérom odporúčam. Samozrejme, je zameraný na online prostredie.

Pozrite si infografiku na tému online event marketing, pre prípad, že by sa vám nechcelo čítať celý tento (pomerne dlhý) článok.

Tu si môžete stiahnúť aj anglickú verziu infografiky.

Základné otázky

na úvod si musíme vedieť zodpovedať nasledovné otázky:

  • PREČO chceme podujatie propagovať? Čo je CIEĽOM propagácie eventu? Chceme, aby sa o podujatí dozvedelo čo najviac potenciálnych účastníkov, lebo predpokladáme, že tak zabezpečíme vyššiu účasť? Alebo chceme zohnať sponzorov či partnerov podujatia?
  • Kto je cieľová skupina (vrátane sponzorov)?
  • Kde v offline prostredí sú prítomní? Keď pôjdete na internet, kde si myslíte, že by ste ich mali hľadať?
  • Čo ich zaujíma, čo rieši vaše podujatie?

Cieľom je nájsť efektívne marketingové nástroje. Minúť len toľko, koľko je naozaj nevyhnutné. Vytvoriť zmysluplný mix komunikačných prostriedkov, ktorý osloví publikum. Mix môže zahŕňať marketing na sociálnych sieťach, PPC a viral. Alebo môže obsahovať direct mail, inzerciu v printoch, televíznu a rozhlasovú kampaň, POS materiály. Alebo ten správny mix môže obsahovať toto všetko a ešte niečo navyše.

Propagovať event len pred jeho uskutočnením je asi najčastejšia chyba. Podujatie by ste mali komunikovať nielen pred, ale aj počas, a aj po jeho skončení. Ako, to si vysvetlíme nižšie, vrámci jednotlivých kategórií, ktoré online event marketing jednoducho musí obsahovať.

Desatoro event marketéra obsahuje:

1. Webstránka eventu

Webová stránka podujatia predstavuje online centrum obsahu. Miesto, na ktorom potenciálny účastníci podujatia môžu ľahko (za predpokladu, že webstránka je naozaj dobre štruktúrované a prehľadná) získať všetky potrebné detailné informácie o podujatí: kde a kedy sa bude konať, program podujatia, kto sa podujatia zúčastní, pod záštitou koho / čoho sa podujatie organizuje, informácie a kontaktné údaje na organizátorov podujatia, rečníkov, aktuálne informácie o podujatí, informácie o predchádzajúcich ročníkoch, alebo podobných podujatiach (prezentácie na stiahnutie, fotografie, štatistiky, referencie). Logá sponzorov a partnerov podujatia na webstránke podujatia vo väčšine prípadov taktiež musia byť.

Webstránka je centrálne miesto, na ktorom by návštevníci mali získať aj informácie o sociálnych sieťach, na ktorých plánujete o evente hovoriť, informovať a zapájať svojich fanúšikov či followerov. Poďme sa o nich detailnejšie pobaviť a vysvatliť si prečo je dobré využiť prítomnosť sociálnych sietí.

2. Sociálne médiá

Faktom je, že návštevníci podujatia chcú byť navzájom v kontakte. A to pred, počas aj po evente. Sociálne siete toto umožňujú. Ak sa jedná o každoročné podujatie, sociálne média vám umožnia zostať v kontakte s rečníkmi a účastníkmi po celý rok. Využite preto prítomnosť sociálnych médií, komunikujte s návštevníkmi podujatia a nechajte ich o podujatí hovoriť.

Sociálne médiá vyberajte s ohľadom na charakter podujatia a cieľovú skupinu. Pozrite si už spomínanú infografiku. Obsahuje aj demografické ukazovatele užívateľov vybraných sociálnych médií.

Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, SlideShare… je na vás na ktorých sociálnych sieťach ožije váš event. Dôležité je, ako som už povedala, aby ste na webstránke podujatia uviedli minimálne linky na účty, ktoré na sociálnych sieťach k vášmu eventu zriadite. Pouvažujte aj nad tým, ako dostať ľudí na tieto stránky. Môžete jednoducho vyzvať návštevníkov stránky, aby sa pridali k podujatiu na sociálnych sieťach, alebo ich môžete na sociálne siete dostať v rámci online registračného procesu.

Sociálne médiá poskytujú okamžitú spätnú väzbu. Umožňujú vytváranie a zapájanie sa do diskusií. Diskusie je potrebné monitorovať, najmä počas eventu a bezprostredne po ňom.

Pamätajte si, že včasná podpora eventu je kľúčová. Je chyba, ak si myslíte, že účty na sociálnych sieťach stačí registrovať mesiac pred podujatím. To je príliš neskoro. Ak chcete podporovať svoje podujatie cez sociálne médiá, je dobré založiť účet eventu aspoň šesť mesiacov vopred.

Vedeli ste, že existuje sociálna sieť pre eventmanažérov a eventmarketérov EventPeeps? Join it!

3. Online tlačové správy, newsletter, PR web

Na webstránke podujatia by ste mali priebežne uverejňovať infomačné správy, alebo link na newsletter. Dajte návštevníkom stránky možnosť odoberať aktuálne informácie o podujatí prostredníctvom e-mailu, alebo cez RSS kanál.

Pri písaní tlačových alebo informačných správ využite všetko čo viete o SEO, o kľúčových slovách, o tagoch, popisoch, aby sa web stránka podujatia zobrazovala na popredných priečkach vo vyhľadávačoch. Dôležité je aj uverejňovanie aktuálnych fotografií, audio rozhovorov a videí z príprav eventu (silne indexované vyhľadávačmi, okrem toho tieto výstupy budujú dôveryhodnosť podujatia).

Viac na tému online tlačové správy a PR web.

4. Blog o evente

Blogujte o podujatí: Stiahnite si blogovací softvér (zadarmo), registrujte doménu a začnite písať o svojom podujatí blog. Píšte pravidelne, napríklad raz do týždňa. Pri písaní používajte kľúčové slová. Blog je veľmi dôležitou súčasťou úspešnej online marketingovej stratégie. Pri blogovaní je najdôležitejší obsah. V priebehu podujatia využite mikrobloging (napr. Twitter). Živé blogovanie počas eventu je skvelý nástroj na vytváranie hodnotného obsahu pre propagáciu a na obohatenie skúseností účastníkov.

Blog o podujatí môžete spustiť skôr než spustíte oficiálnu webstránku podujatia. Okrem toho môžete využiť ďalšie relevantné blogy na propagáciu svojich akcií.

5. Internetové databázy podujatí

Choďte na webstránky s databázami rôznych podujatí a pridajte tam svoj event: podujatia.sk, eventful.com. Nič nepokazíte, ak si vyhľadáte online databázy podujatí vo vašom meste, či regióne: citylife.sk, podujatia v Bratislave, tradičné podujatia v Pezinku.

Zavesenie podujatia do rôznych adresárov vás nebude stáť ani cent. Ale môže to znamenať viac návštevníkovvyšší ranking v prirodzených výsledkoch vyhľadávania.

Zaveste podujatie aj na Plancast alebo Lanyrd, podľa toho o aké podujatie ide. Ak plánujete konferenciu či iný odborný event odporúčam využitie oboch služieb. Viac sa dozviete v článku Lanyrd a(lebo) Plancast? Alebo ako sa registrovať na Koniec sveta.

6. WOM marketing

WOM marketing, je veľmi silný a je často ignorovaný pri plánovaní podujatí. Ak vplyvná osoba v spoločnosti alebo v komunite má niečo rada, tak o tom porozpráva svojim priateľom. Ľudia sú ochotnejší navštevovať podujatia, ak ich priatelia podujatie vychvaľujú a ak sa sami plánujú podujatia zúčastniť. Nájdite spôsoby, ako ovplyvniť ovplivňovateľov. Oslovte strategických klientov, alebo blogerov.

7. e-mailing

Možno sa pýtate, prečo som sa v rámci tohto článku zatiaľ nezmienila o e-mailingu. E-mailing považujem za absolútnu samozrejmosť a každodennú rutinu. Využite ho určite minimálne na pozývanie hostí, ale nespamujte! Posielanie pozvánok prostredníctvom e-mailu je síce jedna zo starších metód ako zasiahnúť cieľové skupiny a zabezpečiť účasť na podujatí, ale stále funguje.

Najdôležitejšia je databáza príjemcov. Tá určuje úspech či neúspech vašej e-mailovej kampane. Ak máte reklamných, alebo mediálnych partnerov, ktorí sľubujú odoslanie pozvánok prostredníctvom svojich databáz, nenechajte sa ohúriť len ich objemom. Ich relevantnosť je oveľa dôležitejšia. Odoslanie e-mailu s pozvánkou na podujatie „chybnej“ cieľovej skupine môže byť obrovská strata času, peňazí a v neposlednom rade aj dobrého mena.

Ďalšou z dôležitých vecí, ktoré často ignorujeme pri posielaní e-mailu je predmet správy. Myslite na to pri písaní najbližších e-mailov a trénujte písanie predmetu správ, aby váš e-mail neskončil v koši, a aby prinútil adresáta e-mail nielen otvoriť, ale aj prečítať.

8. Tlačené materiály

Aj keď tento článok sa týka prevažne online marketingu, nezabúdajte ani na klasické tlačené materiály: program, plagáty, letáky, bannery… Graficky by mali korešpondovať s ostatnými elektronickými materiálmi. Dajte vytlačiť pozvánky alebo vstupenky. V tlačenej podobe „na papieri“ fungujú najlepšie. Elektronická verzia pozvánky slúži ako doplnok vášho úsilia. Nezabudnite ani na VIP vstupenky.

9. Počas eventu: online diskusia „naživo“

Ráno pred eventom pripomeňte záujemcom o podujatie prostredníctvom hashtagu, že je deň D.

Spájajte čo sa deje online s tým, čo sa deje v offline. V blízkosti registrácie účastníkov zriaďte virtuálny uvítací panel (obrazovku), prostredníctvom ktorého môžete pozdraviť účastníkov na Twitteri v čase, keď sa práve registrujú. Keď návštevníci uvidia svoje užívateľské meno zobrazené na obrazovke hneď vedľa hashtagu eventu, budú nielen milo prekvapení, ale pravdepodobne sa do online diskusie aktívne zapoja.

Blogovanie „na živo“ z eventu pomáha informovať tých, ktorí sa nemôžu eventu priamo zúčastniť. Využite Twitter a Facebook aj na pripomienky a otázky v reálnom čase. Napríklad, ak plánujete počas konferencie panelovú diskusiu, požiadajte účastníkov, aby tweetli niektoré otázky vopred, takže ich môžete neskôr zahrnúť do diskusie. Presmerujte diskusiu na obrazovku. Zobrazenie online diskusie v sále je efektívny spôsob, ako zlanáriť účastníkov, aby sa zapojili do online diskusie vyplývajúcej z podujatia.

Existuje viacero aplikácií, ktoré poskytujú vizualizáciu správ na Twitteri: Socialping, Visible Tweets a TweetWally. Každá z nich ponúka rôznu úroveň prispôsobenia užívateľského prostredia a analýz. Stačí si len vybrať tú, ktorá je pre vaše podujatie najvhodnejšia.

Odmeňte úsilie všetkých zúčastnených, ktorí z podujatia aktívne tweetujú. Drink alebo jedlo zadarmo neuškodí.

Počas podujatia foťte a natočte aj zopár zmysluplných videí. Využite každú príležitosť vytvoriť zaujímavý a relevantný obsah.

10. Po evente: obsah generovaný účastníkmi eventu

Zaveste fotky, videá, prezentácie, rozhovory, linky na blog – všetko čo má relevantný obsah na webstránky eventu, na blog, na sociálne siete,…

Požiadajte účastníkov, aby napísali svoje pripomienky a zavesili na web svoje videá a fotky. Užívateľmi generovaný obsah je dôležitý, lebo je autentický, dôveryhodný a „oživí“ váš obsah.

Vytvorte na Facebooku dotazník na hlasovanie, spýtajte sa, čo môžete do budúcna vylepšiť. Pamätajte si, že sociálne médiá využívate nielen pre získanie a poskytovanie informácií, ale aj pre zlepšovanie a zdokonaľovanie! Je jedno či ide o eventy, služby alebo produkty.

Najúspešnejšie eventy generujú množstvo digitálneho obsahu. Našťastie existujú nástroje ako Storify, ktoré umožňujú spravovať obsah: aktualizácie na Twitteri, fotky, posty na blogoch,….

Ak ste nakúpili médiá (offline), monitorujte ich uverejnenia. Nemá to síce žiadnu vypovedaciu hodnotu, ale aspoň skontrolujete či všetko „vyšlo“ tak ako malo. Oveľa dôležitejší je online monitoring (nielen už spomínané diskusie). Všetko online sa dá merať a následne vyhodnotiť.

Na záver

Toto je v podstate len zopár veľmi jednoduchých vecí, ktoré môžete urobiť, aby vaše podujatie ostalo pre účastníkov zaujímavé. Uvedené odporúčania platia v prvom rade pre dlhodobé a pravidelné eventy, ale dajú sa prispôsobiť aj pre jednodňové alebo kratšie akcie.

Je dôležité mať na pamäti, že aj keď toto sú veľmi účinné spôsoby podpory vašich podujatí, je zvyčajne potrebné namixovať ich správne pre dosiahnutie cieľov. Dúfam, že vám tento článok pomohol lepšie porozumieť event marketingu v online prostredí.

Pozrite si aj ďalšie tipy ako účinne propagovať podujatie.

V nasledujúcej časti seriálu si povieme niečo o monitoringu príprav podujatia.

Ďalšie diely seriálu “Plánujeme event krok za krokom”

Prvá časť: Charakter a téma eventu

Druhá časť: Rozpočet a zdroje financovania: event budgeting

Tretia časť: Zabezpečenie a potvrdenie všetkých detailov

About Tatiana Leporis

I am Tatiana Leporis, marketing lady, who work for Lowe GGK now. worked for JandL, UNIT (current Tempest), CD Ogilvy, Slovnaft, Creo/Young & Rubicam in the past. I am interested in everything related to marketing strategies, inbound marketing and engagement marketing.

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Môžete použiť tieto HTML značky a atribúty: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Scroll To Top