You are here: Home / event manažment / Seriál: Plánujeme event krok za krokom. Tretia časť. Zabezpečenie a potvrdenie všetkých detailov
Seriál: Plánujeme event krok za krokom. Tretia časť. Zabezpečenie a potvrdenie všetkých detailov

Seriál: Plánujeme event krok za krokom. Tretia časť. Zabezpečenie a potvrdenie všetkých detailov

Vieme kto je naša cieľová skupina, prečo plánujeme event, čo bude jeho obsahom, kedy a kde sa uskutoční. Poznáme zdroje financovania podujatia. Máme hotový rozpočet podujatia. Najvyšší čas zabezpečiť a potvrdiť všetky detaily:

  1. Rezervujeme vybrané miesto konania podujatia. Upresníme typ sedenia, usporiadanie stolov, kde bude parket, alebo mólo. Akú chceme výzdobu. Ak potrebujeme, zabezpečíme aj prenájom párty stanu, mobilných toaliet, nádrží s vodou…v závislosti od toho aké podujatie pripravujeme. Prečítajte si aj článok Správne miesto pre vaše podujatie. Ako ho nájsť? Dozviete sa v ňom podľa čoho vyberať miesto pre podujatie.
  2. Pripravíme zoznam pozvaných hostí. Zabezpečíme pozývanie a registráciu účastníkov. Starožitne: posielanie pozvánok, sumarizácia a registrácia potvrdení, recalling. Alebo môžeme zabezpečiť online registráciu, ktorá nám ušetrí nielen čas, ale aj nervy.
  3. Tlač a predaj vstupeniek. Nezabudneme na tlač voľných lístkov pre partnerov, sponzorov, VIP hostí.
  4. Cateringové služby a všetko čo súvisí s občerstvením: obsluha, jedlá, nápoje, vybavenie a servis.
  5. AV technika: osvetlenie, ozvučenie, video, hudba, zvukový záznam, reproduktory, mikrofóny, dataprojektor, mixážny pult, notebooky, klávesnice, myši a ostatné. Plus k tomu prislúchajúci technický personál a rezervná technika, káble a nabíjačky.
  6. Ubytovanie a doprava účastníkov podujatia, spíkrov, partnerov, sponzorov a VIP účastníkov.
  7. Sprievodný a kultúrny program podujatia.
  8. Personálne zabezpečenie: hostesky, rečníci, umelci, DJ, barmani, čašníci, kameraman, fotograf, už spomínaní technický pracovníci, bezpečnostní pracovníci, ochranka, lekár, požiarnici, dobrovoľníci, animátori. Už viete ako ich všetkých odlíšiť od pozvaných hostí? Budú mať rovnaké tričká, šiltovky, alebo vymyslíte niečo odvážnejšie?
  9. Pripravíme všetky informačné a propagačné materiály: pozvánky, sprievodné listy, pripomienky, menovky, program, jedálne a nápojové lístky, ďakovné karty, informačné materiály, press kity, brožúrky, letáky, plagáty, bulletiny, bannery a pod. Dôležitý je jednotný dizajn (korporátny dizajn manuál neobchádzame), navrhneme texty, grafiku. Produkciu zadáme pokiaľ možno jednému dodávateľovi, máme tak väčšiu šancu dojednať lepšie ceny tlače a zabezpečiť rovnakú kvalitu výstupu.
  10. Reklamné plochy pre partnerov a panel sponzorov do vstupných priestorov. Nabrífujeme fotografa a kameramana,  aby fotenie a nakrúcanie prebiehalo pred panelom s logami.
  11. Reklamné predmety pre účastníkov podujatia. Pri ich výbere, návrhu balenia, brandingu a spôsobe doručenia sme kreatívni. Zabezpečíme aj reklamné predmety partnerov a sponzorov podujatia, rovnako aj ich distribúciu.
  12. Pripravíme produkčný a technický scenár podujatia. Zasadací poriadok.
  13. Upresníme všetkým dodávateľom časový harmonogram podujatia: kedy sú prestávky, kedy treba podávať občerstvenie, kedy je potrebné ísť po dôležitých ľudí na letisko,…
  14. Všetky zmluvy ako aj objednávky máme v písomnej forme.
  15. Uistíme sa, že máme splnené všetky požiadavky vyplývajúce zo zákona, či úradného nariadenia. Či máme potrebné povolenia, poistenia, atď. Dôležité najmä pri príprave verejného podujatia.
  16. Ostatné detaily: kvety, výzdoba, zvukový záznam, hry &  pravidlá, ceny, prejavy, rekvizity, prezentácie, darčeky. Aby sme na nič nezabudli, píšeme si poznámky!
  17. Zabezpečíme priestor vhodný pre deti na hranie a dostatočný počet animátorov.
  18. Vyžaduje charakter podujatia garanta či patróna? Zoženieme ho!

Zabudla som na niečo? Dajte mi vedieť.

P.S. V nasledujúcej časti seriálu rozoberáme event marketing.

Ďalšie diely seriálu “Plánujeme event krok za krokom”:

Prvá časť: Charakter a téma eventu

Druhá časť: Rozpočet a zdroje financovania: event budgeting

Štvrtá časť: Event marketing

About Tatiana Leporis

I am Tatiana Leporis, marketing lady, who work for Lowe GGK now. worked for JandL, UNIT (current Tempest), CD Ogilvy, Slovnaft, Creo/Young & Rubicam in the past. I am interested in everything related to marketing strategies, inbound marketing and engagement marketing.

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Môžete použiť tieto HTML značky a atribúty: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Scroll To Top