You are here: Home / event manažment / Seriál: Plánujeme event krok za krokom. Druhá časť. Rozpočet a zdroje financovania: event budgeting
Seriál: Plánujeme event krok za krokom. Druhá časť. Rozpočet a zdroje financovania: event budgeting

Seriál: Plánujeme event krok za krokom. Druhá časť. Rozpočet a zdroje financovania: event budgeting

Akonáhle poznáme odpovede na otázky kto je naša cieľová skupina, prečo plánujeme event, čo bude jeho obsahom, kedy a kde sa uskutoční, musíme prejsť k druhému kroku. Musíme pripraviť rozpočet podujatia.

Príprava rozpočtu podujatia je jednou z prvých úloh, ktorú musíme v rámci event manažmentu urobiť. V skutočnosti pravdepodobne budete musieť pripraviť niekoľko návrhov rozpočtov s odhadovanými nákladmi a príjmami. Taktiež očakávajte, že aj neskôr, počas príprav podujatia, budete robiť v rozpočte niekoľko úprav a upresnení.

Rozpočet eventu je nevyhnutnou súčasťou event manažmentu a je zásadne dôležitý pre určenie požadovaného výsledku: zisku či straty. Jediný spôsob, ako to dosiahnúť, je zistiť a porovnať celkové výdavky a očakávané príjmy.

Keď pripravujete rozpočet eventu prvá vec, ktorú musíte poznať, je počet ľudí, ktorí sa zúčastnia podujatia. Pokiaľ ide o rezerváciu miesta alebo kalkuláciu občerstvenia, táto informácia je absolútne nevyhnutná. Keď poznáte počet účastníkov, môžete začať pracovať na príprave rozpočtu.

Pri príprave komplexného rozpočtu je potrebné najskôr oddeliť príjmy od výdavkov.

Na strane príjmov by mohli byť:

  • príjmy z predaja vstupeniek, z registračných poplatkov,
  • vklad sponzorov (pozri článok Ako zohnať sponzora)
  • verejné prostriedky, alebo fondy

Položky, ktoré by určite mali byť v rozpočte podujatia (na strane výdavkov) zahrnué bez ohľadu na to, o aké podujatie sa jedná:

  • náklady na pozvánky, pozývanie hostí,
  • náklady na prenájom priestorov,
  • náklady na občerstvenie

Niektoré položky nie sú vždy nevyhnutné, ale často sa stáva, že ich neskôr v priebehu plánovanie eventu, nakoniec aj tak do rozpočtu zahrniete:

  • náklady na propagáciu a PR,
  • náklady na technické prenájmy, technické zabezpečenie: osvetlenie, ozvučenie, projekcia
  • fotograf, kameraman
  • ostatné personálne zabezpečenie a účinkujúci: rečníci, umelci, DJ, hostesky,…
  • administratívne náklady a náklady na dopravu
  • náklady na výzdobu
  • poistenie
  • ubytovanie
  • rezerva

Ako som už spomenula, majte na pamäti, že vždy bude istá pravdepodobnosť vzniku ďalších nepredvídaných nákladov, ktoré budete musieť do rozpočtu zahrnúť.

Ak hľadáte vzorový svadobný rozpočet, v ktorom stačí už len upresniť počet svadobčanov a jednotkové ceny, môžete si ho stiahnúť tu.

Príprava rozpočtu

Samozrejme, môžete vziať do rúk pero, papier a kalkulačku, ale ja mám radšej Microsoft Excel. Existuje veľa ďalších programov, ktoré môžete použiť. Tí najnáročnejší využívajú manažérsky softvér, ktorý okrem iných zaujímavých funkcií obsahuje aj rozpočtovú časť pre správu nákladov a výnosov podujatia. Microsoft Office ponúka aj rôzne šablóny, medzi nimi aj rozpočet podujatia. Po čom siahnete, je o osobných preferenciách na konci ktorých je vždy len pohodlné používanie. Pre tých, ktorí nepoužívajú žiaden softvér, je Microsoft Excel jednoduchá a prijateľná alternatíva.

Tak teda k excelu: Vytvoríme si jednoduchú tabuľku. Pomenujeme stĺpce: odhadované množstvo, jednotkové ceny. Do ďalšieho stĺpca vložíme jednoduchý vzorec: súčin buniek „počet“ a „cena“ teda „cena celkom“. Takto:

rozpocet_1

Rozpočet má za úlohu finančnú kontrolu a preto musí byť detailne štruktúrovaný. Stĺpce môžeme členiť na odhadované náklady a skutočné výdavky. Takéto členenie nám umožňuje sledovať náklady v čase, sledovať zmeny, percentuálne vyhodnotiť ich vývoj alebo podiel na celkových nákladoch, pomáha nám pochopiť čo si môžete dovoliť, čo máme k dispozícii a predovšetkým pomáha udržať veci pod kontrolou. Rozpočet môže byť ešte detailnejší a môže obsahovať aj mená či názvy dodávateľov, kontaktné údaje a poznámky.

Riadky predstavujú jednotlivé položky, kategórie výdavkov, bude potrebné ich definovať. Napríklad občerstvenie, personálne či technické zabezpečenie. Každú jednu kategóriu výdavkov je potrebné rozmeniť na drobné a na nič nezabudnúť. Napríklad takto:

rozpocet_2

Majte na pamäti, že rozpočet podujatia nebudete schopný urobiť naraz. Pre vyplnenie všetkých položiek si budete musieť urobiť prieskum. Budete musieť zisťovať koľko čo stojí a či je v cene zahrnuté všetko čo potrebujete, alebo bude potrebné počítať s ďalšími položkami, ktoré sa odrazu vynoria. Zisťujte ceny u viacerých dodávateľov, porovnávajte ich, zjednávajte, žiadajte zľavy a služby grátis navyše.

Nemali by sme zabudnúť na DPH a prípadnú agentúrnu províziu. Ak pre nás podujatie pripravuje reklamná alebo eventová agentúra, pripraví aj rozpočet.

Ak máte pocit, že ono toto celé nie je len o číslach, máte pravdu. Príprava rozpočtu má aj iný rozmer, alebo by aspoň mala mať. Pozrite si článok na tému morálna dilema tvorby rozpočtov.

Akonáhle je rozpočet hotový a vy ste event alebo account manažér, pravdepodobne musíte rozpočet prejsť ešte s klientom a zistiť, či je aj z jeho strany prijateľný. Ak nie je, budete musieť opäť pracovať s číslami a čarovať, aby podujatie neutrpelo veľkými škrtmi. Ak sú všetci s konečnými číslami spokojní, tou najdôležitejšou úlohou pre vás bude dodržať rozpočet. A to je niekdy slušná výzva.

Mojim posledným odporúčaním pri tvorbe rozpočtu je: dajte si do rozpočtu aj riadok „rezerva“ pre nepredvídané výdavky alebo výdavky na poslednú chvíľu. Ak to neurobíte, budete musieť v prípade vzniku dodatočných výdavkov hľadať nové zdroje krytia, prípadne budete musieť škrtať. A to môže mať za následok zníženie kvality. Ja počítam vždy s rezervou cca 10 % z celkových nákladov, ale akú veľkú rezervu si vytvoríte, je len na vás.

Prosím, majte na pamäti, že každá akcia je iná, teda každý rozpočet bude iný. Toto nie je univerzálny návod na prípravu rozpočtu vhodného pre každý event, ale môže vám dobre poslúžiť, ak máte pocit, že príprava rozpočtu vás až príliš zahlcuje. Dúfam, že tento post bude pre vás užitočný. Ak máte akékoľvek nápady, či pripomienky týkajúce sa rozpočtovania alebo financovania podujatí, podeľte sa o ne v komentároch.

Niekoľko tipov, ktoré vám pomôžu vyhnúť sa finančným ťažkostiam:

  • Základné pravidlo znie: dodržujte rozpočet podujatia! Počítajte so všetkými možnými požiadavkami vopred, to vám umožní neprekročiť rozpočet.
  • Rozpočet je zásadná vec a v žiadnom prípade ho nesmiete vynechať (bez ohľadu na veľkosť podujatia).
  • Buďte realistickí ohľadne výdavkov a príjmov.
  • Majte plán B (pre prípad, že vám napríklad odstúpi sponzor, stáva sa).
  • Plánujte radšej jedno väčšie podujatie ako dve malé: plánovanie dvoch menších akcií môže byť drahšie.
  • Verte svojim dodávateľom: väčšina event manažérov spolupracuje pravidelne s tými istými dodávateľmi a preto majú možnosť dostať lepšiu cenu.
  • Plánujte dopredu a zazmluvnite si sponzorov vopred.
  • Poobzerajte sa po fondoch (EÚ).
  • Zjednávajte ceny!
  • Nezabúdajte na poplatky SOZA

V nasledujúcej časti seriálu si prejdeme všetky detaily podujatia, ktoré je potrebné zabezpečiť.

Ďalšie diely seriálu “Plánujeme event krok za krokom”:

Prvá časť: Charakter a téma eventu

Tretia časť: Zabezpečenie a potvrdenie všetkých detailov

Štvrtá časť: Event marketing

About Tatiana Leporis

I am Tatiana Leporis, marketing lady, who work for Lowe GGK now. worked for JandL, UNIT (current Tempest), CD Ogilvy, Slovnaft, Creo/Young & Rubicam in the past. I am interested in everything related to marketing strategies, inbound marketing and engagement marketing.

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Môžete použiť tieto HTML značky a atribúty: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Scroll To Top