You are here: Home / event manažment / Seriál: Plánujeme event krok za krokom. Prvá časť. Charakter a téma eventu

Seriál: Plánujeme event krok za krokom. Prvá časť. Charakter a téma eventu

Charakter, téma a plán podujatia alebo majme jasno v tom čo pripravujeme.

Najskôr si musíme zodpovedať zopár otázok:

  1. PREČO poriadame event? Aké sú jeho CIELE? Dostať na akciu veľa návštevníkov? Predať produkty alebo služby? Získať potrebný počet podpisov?
  2. KTO je cieľová skupina? Pre koho podujatie pripravujeme? To nie sú len ľudia, ktorých chceme na event dostať. Musíme vyhovieť viacerým stranám: sponzori, partneri podujatia, VIP účastníci, niekedy aj miestne úrady a inštitúcie. Ale samozrejme, účastník podujatia JE najdôležitejší! Aký je jeho profil? Aké sú jeho motivačné faktory, hodnoty? Prečítajte si Skutočné dôvody prečo chodíme na firemné akcie. Rovnako treba mať na začiatku jasno v tom, KTO má prípravu podujatia na starosti. KTO je zodpovedný za jeho úspech? My?
  3. KEDY sa bude podujatie konať? Určíme predbežný i náhradný termín. Zistíme, či sa v ten deň nekoná podobné podujatie, či termín vyhovuje očakávaniam návštevníkov, či hotel nie je v ten deň obsadený. Do úvahy berieme i propagáciu podujatia, ktorá tiež trvá istý čas. A hlavne nerobíme vianočný večierok v polovici septembra (pokiaľ ide o recesiu, tak je to OK).
  4. KDE to celé bude prebiehať? Pripravíme si návrhy viacerých lokalít, z ktorých niečo vyberieme. Urobíme si obhliadky priestorov! Nespoliehame sa na vyretušované fotografie z katalógov či z internetu. Výber miesta je veľmi dôležitý! Niektoré lokality majú obmedzenia: požiarne, bezpečnostné, maximálne zaťaženie podlahy, či výškové obmedzenia. Je super, ak o nich vieme vopred. Návrhy lokácií hodnotíme triezvo: berieme do úvahy infraštruktúru, dostupnosť, parkovanie, vzdialenosť od kľúčových miest (hotela, letiska), technické vybavenie, personálne zabezpečenie, náklady.  Ak chcete vedieť ktoré miesto je pre vaše podujatie vhodné, prečítajte si článok Správne miesto pre vaše podujatie. Ako ho nájsť?
  5. ČO je obsahom podujatia, aké posolstvo si majú účastníci podujatia odniesť? ČO za podujatie pripravujeme? Seminár, konferenciu, pomaturitné stretnutie zo školy, koncert, divadielko pre deti v škôlke? Musíme pouvažovať nad námetom a pripraviť kreatívu, vhodný je brainstorming!

Je niekto, kto nám môže pomôcť? Vytvoríme tím. Definujeme zodpovednosti a právomoci. Každý člen musí vedieť, aká je jeho úloha. Definujeme spôsob komunikácie, komunikačné procesy a mechanizmus zdieľania informácií: termíny stretnutí, porady a pod. S poradami to nepreháňame.

Ak potrebujeme napísať EVENT BRIEF (napríklad pre agentúru, ktorá pripravuje koncept), mal by byť výstižný. Vyvarujeme sa omáčkam, dôležité sú podstatné odpovede na vyššie uvedené otázky: prečo, kto, kedy, kde a čo. Čoskoro si tu budete môcť stiahnuť náš bianco event brief. Je o niečo detailnejší, ale niekedy sa to môže hodiť. Nakoniec, vždy z neho môžete vymazať, čo sa vám nehodí a ponechať len to, čo chcete.

Pripravíme si zoznam všetkých jednotlivých úloh (to-do-list, checklist) a časový harmonogram. K jednotlivým úlohám priradíme mená zodpovedných kolegov a termíny, deadliny, dokedy je potrebné úlohu vyriešiť.

Začneme s prípravou marketingového plánu a marketingovej stratégie podujatia.

Už v tejto fáze si určíme mechanizmus spätnej väzby pre vyhodnotenie podujatia!

V nasledujúcej časti seriálu sa venujeme téme financovanie a rozpočtovanie eventu.

Ďalšie diely seriálu “Plánujeme event krok za krokom”

Druhá časť: Rozpočet a zdroje financovania: event budgeting

Tretia časť: Zabezpečenie a potvrdenie všetkých detailov

Štvrtá časť: Event marketing

About Tatiana Leporis

I am Tatiana Leporis, marketing lady, who work for Lowe GGK now. worked for JandL, UNIT (current Tempest), CD Ogilvy, Slovnaft, Creo/Young & Rubicam in the past. I am interested in everything related to marketing strategies, inbound marketing and engagement marketing.

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Môžete použiť tieto HTML značky a atribúty: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Scroll To Top